La dématérialisation des factures fournisseurs est un projet structurant et de longue haleine, qui nécessite méthode et organisation. 6 points clés pour mener à bien ce type de projet.
1 – Associer la réception électronique des factures à leur traitement automatisé
La réception électronique des factures fournisseurs (EDI, PDF email ou via un portail de saisie) et l’automatisation de leur traitement (rapprochement commande/facture, circuit d’approbation, imputation, bon à payer…) sont deux éléments distincts de la dématérialisation des factures fournisseurs. Ils sont complémentaires : les associer permet d’éviter une rupture dans la chaîne de traitement de la facture, de fiabiliser les données et d’augmenter le taux de rapprochement automatique.
2 – Déployer des processus standardisés et évolutifs
Les développements spécifiques autour de progiciels du marché ont depuis longtemps montré leurs limites : difficiles à mettre en œuvre et à maintenir, ils constituent un frein à l’évolutivité de la solution au regard des changements réglementaires, organisationnels ou technologiques. Le déploiement de processus standardisés résout ces problèmes. Le SaaS permet même de s’affranchir des mises à jour, de l’exploitation et de la maintenance des infrastructures informatiques.
3 – Adapter le déploiement au périmètre projet
La stratégie de déploiement dépend de nombreux paramètres : nombre de factures, processus de réception (EDI, PDF email, scan, saisie sur un portail), nombre d’entités ou/et de pays concernés, réglementations en vigueur, existant informatique, disponibilité des équipes, maturité et réactivité des fournisseurs. Il est conseillé de commencer sur un périmètre test, puis d’étendre les dispositifs. Dans les multinationales ou les groupes, il est recommandé de concevoir une solution type (core model) puis de l’adapter, par itérations successives, en tenant compte des spécificités organisationnelles et réglementaires de chaque entité.
4 – Accompagner le changement
L’accompagnement technique et fonctionnel, la communication auprès de toutes les parties prenantes (équipes métiers, IT, fournisseurs) et la formation des key users (en charge d’accompagner les utilisateurs internes ou les fournisseurs) sont essentiels au succès du projet. L’intervention d’un consultant externe peut être, à ce titre, décisif.
5 – Définir et prioriser les fournisseurs éligibles
Une bascule big bang de tous les fournisseurs est utopique : après les avoir recensés, il est indispensable de définir le panel de fournisseurs éligibles à la dématérialisation (volume de factures entrantes, exclusion des fournisseurs atypiques…) et d’ordonnancer leur bascule vers le nouveau système en tenant compte de leurs impératifs comptables, organisationnels et technologiques.
6 – Évangéliser les fournisseurs et obtenir leur adhésion
Embarquer les fournisseurs est certainement l’étape la plus chronophage : construction d’un argumentaire pour les convaincre d’adopter la facturation électronique, conception d’un « kit de communication » (données attendues sur la facture, canaux d’envoi, tutoriels, support téléphonique et mail…), accompagnement personnalisé, etc.
Pour obtenir l’adhésion des fournisseurs, il est recommandé de leur laisser le choix du canal d’envoi des factures (EDI, PDF email, scan, portail) et de les intégrer au plus tôt dans le processus. Il est à noter que, du fait de sa simplicité d’utilisation et de mise en œuvre, le PDF email suscite de plus en plus l’adhésion des entreprises.
